Att fylla i en aktiebok är en viktig del av bolagets administration. Aktieboken fungerar som det officiella registret över bolagets aktieägare och ska alltid vara uppdaterad. Den visar vem som äger aktier, hur många varje person äger och när ägarförändringar har skett.
En korrekt ifylld aktiebok är inte bara ett internt dokument, utan en lagstadgad skyldighet enligt aktiebolagslagen. Styrelsen ansvarar för att aktieboken förs på ett tydligt, fullständigt och säkert sätt.
Vad som ska stå i aktieboken
När du fyller i aktieboken måste följande uppgifter finnas med för varje aktieägare:
- Aktieägarens namn
- Personnummer eller organisationsnummer
- Postadress
- Antal aktier som ägs
- Aktiernas nummer eller löpnummer
- Datum för när aktierna förvärvades
- Datum för överlåtelse vid försäljning eller byte
Det är också viktigt att notera när en aktieägare säljer eller överlåter sina aktier. Dessa uppgifter får aldrig tas bort utan ska finnas kvar som en del av bolagets historik.
Hur du fyller i aktieboken steg för steg
Använd en aktiebok mall
Börja med en tydlig mall som innehåller alla nödvändiga fält. En mall gör det enklare att följa lagens krav och undvika misstag. Du kan skaffa en färdig mall digitalt via Aktieboksregistret, som erbjuder verktyg för att skapa och uppdatera aktieboken online.
Registrera bolagets aktier
Ange hur många aktier bolaget har och vilket nummer eller löpnummer de har. Detta är grunden för att koppla varje aktie till rätt ägare.
För in aktieägarna
Skriv in varje aktieägares namn, personnummer och adress. Ange hur många aktier personen äger och vilket nummer dessa aktier har.
Registrera förändringar löpande
Vid ägarbyten, nyemissioner eller överlåtelser ska aktieboken uppdateras direkt. Det ska framgå både vem som sålt och vem som köpt aktierna samt vilket datum ändringen skedde.
Förvara aktieboken säkert
Aktieboken kan föras digitalt eller i pappersform. Om den förs digitalt ska systemet vara säkert och tillgängligt för styrelsen.
Skillnaden mellan aktiebok och aktieägarintyg
Se skillnad mellan aktieboken med aktieägarintyg,. De har olika syften.
- Aktieboken innehåller alla nuvarande och tidigare ägare och utgör bolagets historiska register.
- Aktieägarintyget styrker en specifik aktieägares innehav vid en viss tidpunkt.
Om du behöver bekräfta vem som äger aktier i bolaget kan styrelsen utfärda ett aktieägarintyg digitalt via Aktieservice.se. Det är ett juridiskt giltigt sätt att fastställa aktieägarskap.
Vanliga misstag när man fyller i aktieboken
- Att inte uppdatera aktieboken vid ägarbyten
- Att ta bort tidigare ägare i stället för att markera överlåtelsen
- Att sakna aktiernas löpnummer eller datum för förvärv
- Att inte spara aktieboken på ett säkert och tillgängligt sätt
En aktiebok måste alltid visa både nuvarande och tidigare aktieägare. Den får aldrig raderas eller ersättas, utan ska fungera som en obruten historik över bolagets ägande.
Digital hantering ger bättre kontroll
Genom att använda digitala verktyg, som Aktieboksregistret, kan du föra och uppdatera aktieboken på ett säkert och effektivt sätt.
Digital aktiebok minskar risken för fel, gör det enklare att dela information med revisorer och uppfyller lagens krav på tillgänglighet.
